Att hjälpa till att arrangera WordCamp Nordic

Publicerad: 28.5.2019 Uppdaterad: 29.5.2019

WordCamp Nordic, det första regionala WordCamp:et för de nordiska länderna, ägde rum i mars 2019 i Helsingfors. Det var också det största och mest internationella WordCamp som någonsin organiserats i Finland med över 600 besökare. Som vanligt var Seravo en aktiv part, både som guldsponsor och med 12 anställda på plats.

Två Seravo-representanter vid vårt sponsorbord.

Förutom att sponsra, prata och delta i evenemanget som besökare, hade Seravo också en stark närvaro i organisationsgruppen med två personer som aktivt hjälpte till att planera och genomföra konferensen. Johan var redan en erfaren arrangör via WordCamp Stockholm, men för mig var det första gången. I det här inlägget delar jag min erfarenhet bakom kulisserna med hopp om att det kommer att uppmuntra någon annan att göra detsamma!

Så här började allt

Jag ska försöka att inte dyka för djupt in i alla detaljer, men börjar ändå med hur jag ursprungligen blev involverad i WordPress-communityn. Året var 2016 och jag hade just börjat hos min nuvarande arbetsgivare, Seravo. Innan det hade jag ingen aning om att en sådan community ens existerade och jag har förstått att många delar denna erfarenhet. Som en mycket icke-teknisk person (jag har examen från studier i ekonomi) tog det mig lite tid att hitta min plats i communityn, eftersom de flesta andra aktiva deltagarna i communityn i Finland är utvecklare.

Denna osäkerhet har lyckligtvis gått över med tiden. Jag insåg att det verkligen finns plats för andra sorters personer även om det inte nödvändigtvis ser ut som det vid första ögonkastet. Det är också intressant hur WordPress-communityn skiljer sig från varandra på olika platser i världen. Till exempel, baserat på mina samtal under besök i Barcelona, ​​är det helt motsatt: de flesta av deltagarna där är mer “enkla” användare och det är faktiskt ganska svårt att få utvecklare att engagera sig. Båda communityn verkar kunna lära sig av varandra om hur man kan locka de inte så uppenbara deltagarna i sina respektive länder till WordPress-event.

Efter att ha deltagit i flera meetups och WordCamps både i Finland och utomlands började jag fundera på att också engagera mig i att organisera dem själv. Under mina universitetsstudier tyckte jag om att organisera både stora och små evenemang, så varför inte kombinera den erfarenheten med min nuvarande situation? Jag hade hört rykten om ett möjligt WordCamp Nordic för ett tag sedan men det var bara för ungefär ett år sedan som de officiellt började leta efter arrangörer, perfekt kopplat till mina tankar och vilja att börja arrangera event igen. Så jag ansökte och blev accepterad.

Första månaderna

Det första att göra för en arrangörsgrupp är att vanligtvis att dela upp uppgifterna mellan sina medlemmar. Vi hade möjlighet att komma med egna önskemål men naturligtvis togs också hänsyn till eventuella tidigare erfarenheter. Som nybörjare kring detta lyckades jag få både vad jag hade önskat, uppgifter med en måttlig svårighetsgrad: sociala händelser (efter festen och volontärs-middag) och resor och säkerhet (vilket främst innebar att skriva bloggartiklar för att hjälpa besökare från utanför Finlands gränser). Jag delade båda uppgifterna med mer erfarna teammedlemmar, Niko och Sonja. Huvudorganisatören, Marco, tog hand om mer övergripande frågor och samordnade de övriga elva gruppmedlemmarnas arbete. Trots att han ofta hade mest att göra fanns han alltid tillgänglig för att hjälpa till vid behov.

Jag blev faktiskt förvånad över att arbetsbelastningen för mina uppgifter inte var så stor som jag hade förväntat mig. Självklart var det saker att göra men att organisera efterfesten och middagen krävde inte så mycket arbete på förhand, särskilt när vi bestämde oss för att festen skulle vara på samma plats som själva konferensen. Att planera och skriva bloggartiklar var å andra sidan ganska lätt att planera in parallellt med mina vanliga arbetsuppgifter, så jag hade inga större problem på den fronten heller. Baserat på detta kan jag varmt rekommendera alla som kanske är rädda för den extra arbetsbelastningen att åtminstone överväga att engagera sig igen. Det är möjligt att hantera arbetsbelastningen genom att be om enklare uppgifter som tar mindre tid. Och varje sak du kan göra hjälper verkligen!

På grund av konferensens internationella karaktär var också många av arrangörerna från nästan alla nordiska länder. De veckovisa mötena hölls i Hangouts eller Slack, och det mesta av kommunikationen var således digital. Tack vare den positiva inställningen, oberoende och proaktiva arbetssätt av alla inblandade gick allt smidigt utan några större problem.

Före och under evenemanget

Naturligtvis ökade arbetsbelastningen, spänningen och stressen när evenemanget närmade sig. Åtminstone kände jag det under veckan före WordCamp. Jag kunde nästan inte prata om något annat på jobbet. För sådana här evenemang så görs det mesta av arbetet strax före och under själva evenemanget, så trots att det var god planering i förväg fanns det fortfarande en hel del detaljer kvar att gå igenom vid denna tidpunkt. En ytterligare aspekt av detta var också att de flesta arrangörsgrupper möttes för första gången i verkliga livet på morgonen av den så kallade “Contributor Day”. Det var ett kort och snabbt ”Hej, trevligt att träffa dig personligen” och sedan tillbaka till jobbet.

För egen del startade evenemanget natten innan med en uppvärmningsträff anordnad av WordPress Helsinki Meetup gruppen. Tanken var att bara umgås och bli exalterad inför kommande dagar. Jag hade det trevligt och tyckte att det var ett bra sätt att lära känna några av konferens gäster redan före evenemanget, särskilt med tanke på att större delen av min tid under Contributor Day och konferensdagen gick till löpande aktiviteter och att ta hand om andra organisationsfrågor. Jag tycker inte jag brukar bli nervös lätt, men det måste ha varit något sådant som i alla fall påverkade mig för jag fick inte mycket sömn natten innan Contributor Day.

https://twitter.com/WordCampNordic/status/1102848828615602176

Contributor Day startade för mig ganska tidigt och på ett litet kaotiskt sätt vid registreringsbordet. Det var mycket att göra eftersom det var fler som ville delta än vi trott och besöksbrickorna hade tyvärr inte kommit i alfabetisk ordning så det tog lite tid att gå igenom dem. Lyckligtvis var deltagarna lika exalterade som oss, så lite krångel verkar inte störa någon.

Deltagare på Contributor Day.

I allmänhet fortgick dagen på ett ganska avslappnat sätt och på eftermiddagen begav jag mig mot den faktiska konferenslokalen Paasitorni, med ett par andra arrangörer för att hjälpa till med att ställa i ordning. Under kvällen kom även några sponsorer och talare som förberedde sig inför konferensdagen, så det var mycket att göra. Slutligen, under kvällen hade vi volontärs-middag på Rosso, där nästan hela restaurangen var reserverad för oss. Det kan vara så att det inte kommer att bli lika många besökare där som vi var den kvällen på Rosso ett tag framöver!

Konferensdagen verkade sedan över på nästan ett ögonblick eftersom det fanns så mycket att göra. Hela organisatörsgruppen hade olika uppgifter för dagen, allt från att bemanna registreringsbordet till att presentera talarna på scen. Jag tillbringade de första och mest intensiva timmarna på dagen vid registreringen och senare på dagen hade jag ansvar för talarrummet. Lyckligtvis hade jag också lite ledig tid, så jag kunde lyssna på ett par föreläsningar och säga hej till mina kollegor från Seravo på vårt sponsorbord.

https://twitter.com/WordCampNordic/status/1103904762078982146

Dagen var väldigt annorlunda än de som jag hade upplevt på andra WordCamps, då bara som ”vanlig” besökare, eftersom jag inte hade så mycket tid att umgås med andra besökare som jag normalt brukar. Lyckligtvis fanns det möjlighet att göra just det senare på kvällen under efterfesten. Efter att plockat i ordning och tagit hand om andra ansvarsområden kunde vi organisatörer bara umgås tillsammans. Jag hade varit lite nervös på förhand hur lokalen skulle fungera för efterfesten men det var faktiskt riktigt trevligt efter att vissa bord hade tagits bort och lamporna dimmas ned. Jag hade en trevlig kväll och stannade ganska sent den natten. Efter den officiella efterfesten fortsatte festen för vissa på andra olika pubar och barer runt om i Helsingfors.

WordCamp fortsatte in-officiellt nästa dag med en så kallad aktivitetsdag. Det var så jag för första gången i mitt liv tog mig till det Finska Nationalmuseet. Saker som ofta helt enkelt inte blir av för att de känns så lättillgängligt att man tänker “jag kan göra det någon annan gång”. Jag kanske även måste gå tillbaka dit igen eftersom vi inte hade tid att gå igenom hela museet. Resten av aktiviteterna (inklusive bastu) var jag tvungen att missa den här gången på grund av att min vän hade hennes 30-års jubileum den natten. Men även utan bastun var dagen riktigt lyckad.

Är det över..?

Det tog lite tid att återhämta sig från konferensen åtminstone för mig (och förmodligen även för resten av organisatörsgruppen). Den senaste veckan hade varit så intensiv att det faktiskt var svårt att förstå att det verkligen var över.

Den största bedriften av detta WordCamp var definitivt det faktum att det faktiskt blev av. Det var en sådan ansträngning för alla nordiska communityn och det hade pratats om detta så länge. Det var fantastiskt att se hur fint allt kom samman tillslut – och det kändes häftigt att veta att jag hade spelat en liten roll i att det blev av. Förhoppningsvis fortsätter traditionen med WordCamp Nordic och nästa gång blir det finländare som reser för att hälsa på något annat community.

För egen del kan jag säga att talesättet ”the more you do, the more you want” verkar vara sant och jag skulle definitivt göra det igen. Att organisera en WordCamp är en unik upplevelse och precis som med communityn självt, så är det ganska lätt att bli fast.

Tack för allt: deltagarna, arrangörerna och volontärerna, för ett bra evenemang!

Nästa WordCamp som Seravo kommer att delta kommer att vara det återkommande WordCamp Europe, detta år i Berlin från den 20:e till den 22:a juni. Vi kommer att vara där som sponsor och med ett team på minst fyra personer. Att stödja öppen källkod och WordPress-communityn är mycket viktigt för oss och WordCamps är ett bra sätt att göra det. Hoppas att se er alla där!

Kommentera

Anni Pesonen

Account Manager anni@seravo.com @annijpesonen

Sök Seravo.se

Mer läsning

Våra tips för WordCamp Europe 2019

12.6.2019

Uppe i Norden firar många, främst kanske svenskar, snart midsommar med vänner och familjer, god mat och en skål här […]

Seravos utvecklarverktyg

4.6.2019

Nuförtiden är närvaro på internet en av de viktigaste delarna av hur ens kunder uppfattar ens företag, och navet i […]

WordPress 5.2 ”Jaco” släppt

9.5.2019

WordPress 5.2 är den andra stora releasen under 2019 med fokus på en nyintroducerad hälsokontroll, uppdaterade PHP-krav, återställningläge för PHP-fel […]